Служебная записка, образец «довожу до вашего сведения…»


obrazec-docs.ru avtor
Автор статьи
Стрыгина Валерия Владимировна
Специалист по управлению персоналом, копирайтер по совместительству.
Написано статей
18

При общении работников организации  друг с другом, с вышестоящими руководителями используется особая форма доведения информации – служебная записка. Создается этот документ при возникновении какой-либо ситуации, требующей внимания других работников, и для решения которой необходимо предпринять конкретные действия.

На главной странице опубликована база документов сайта.

Служебная записка, образец «довожу до вашего сведения…», №1

Пример, лист А4

Начальнику отдела продаж ООО «Круг»
Розмаренко И.Р.
от главного бухгалтера
Кирилловой А.Н..

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Довожу до Вашего сведения, что менеджеры Вашего отдела Иванцов И.И. и Кругликов А.П. не предоставили подписанные с клиентом договоры поставки. Прошу принять меры, поскольку на неоднократные просьбы и запросы по электронной почте сотрудники не реагируют, оригиналы документов так и не были предоставлены.

11.02.2019г.                                                     Кириллова                                                       Кириллова А.Н.

 

Служебная записка может составляться на бланке организации. При этом не обязательно начинать текст с фразы «довожу до Вашего сведения». Можно сразу начинать описывать ситуацию.

 

Скачать (.docx)

Образец №2

Пример, лист А4

Общество с ограниченной ответственностью «Факт»

г. Москва, ул. Расплетина, д.1, офис 105,  ИНН 7111111111, КПП 11111111,
т.8(495) ххх-хх-хх, e-mail: mail@хххх.ru

 

Директору по продажам
Илюхину С.М.
от менеджера по продажам
Андреева И.М.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Вчера, 15.05.2019г., тренинг по продажам для сотрудников компании «Плюс» вместо 10.00 был начат в 11.30 по причине неподготовленности техники: в переговорной комнате не был установлен проектор, не был подключен ноутбук с презентацией нашей компании. После моего обращения в техническую службу необходимые действия специалистом Алексеевым А.П. не были выполнены, поскольку он посчитал, что это не входит в его обязанности. Проблему решили самостоятельно.

Прошу Вас разобраться в ситуации, поскольку завтра должен быть проведен следующий тренинг для сотрудников компании «Штат».

15.05.2019г.                                                      Андреев                                                             Андреев И.М.

 

Скачать (.docx)

Что такое служебная записка?

Служебная записка, образец «довожу до вашего сведения… » —  один из самых распространенных форматов для оформления документа. Как правило, используется, если необходимо довести информацию о каких-либо нарушениях или невыполнении определенных действий другими сотрудниками.

Для составления служебной записки нужны определенные основания – события, которые и являются поводом для информирования сотрудников или руководства организации о произошедшем. Но не всегда служебка информирует только о происшествии. Она может составляться для того, чтобы добиться решения обычного рабочего вопроса, который по каким-либо причинам не решается, или, например, если необходимо получить визу руководителя, чтобы выполнить определенные действия.

В соответствии с выполняемой функцией, служебная записка может быть аналитической или информационной, докладной или объяснительной.

В каких случаях используется докладная записка?

Документ составляется, если необходимо довести до сведения сотрудников информацию о событии, которое уже произошло или может наступить в ближайшем будущем.

Например, она может быть составлена, чтобы решить вопрос:

  • по замене технике, которая вышла из строя или требует ремонта;
  • оформления доступа для персонала обслуживающей организации;
  • организации переезда;
  • изменения ситуации с выполнением каким-либо сотрудником или подразделением своих обязанностей;
  • о премировании сотрудников.

В записке должна описываться не только сама ситуация, но и пути ее решения.

Если же необходимо разобраться в вопросе, который может решить только руководитель, то в этом случае составляется докладная записка, в которой подробно описывается вся ситуация или проблема, предельно конкретно и по существу. Руководитель должен после изучения текста докладной получить полноценное представление о ситуации, которое позволит ему сформировать собственную позицию по отношению к событию или принять конкретное управленческое решение.

Поскольку формат служебной записки не регламентирован, то каждая организация либо определяет свой вариант и закрепляет его во внутренней регламентирующей документации по документообороту, либо записки составляются сотрудниками в свободной форме.

Как правило, в структуру документа входят следующие обязательные поля:

  • должность сотрудника, которому адресуется документ, его ФИО;
  • должность и ФИО сотрудника, составившего документ;
  • название документа;
  • основная часть, содержащая описание ситуации и предложения по ее разрешению;
  • дата составления;
  • подпись сотрудника.

После того как записка составлена, ее необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации и поставить данные о регистрации на бланке.