При общении работников организации друг с другом, с вышестоящими руководителями используется особая форма доведения информации – служебная записка. Создается этот документ при возникновении какой-либо ситуации, требующей внимания других работников, и для решения которой необходимо предпринять конкретные действия.
На главной странице опубликована база документов сайта.
Служебная записка, образец «довожу до вашего сведения…», №1
Пример, лист А4
Начальнику отдела продаж ООО «Круг»
Розмаренко И.Р.
от главного бухгалтера
Кирилловой А.Н..
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Довожу до Вашего сведения, что менеджеры Вашего отдела Иванцов И.И. и Кругликов А.П. не предоставили подписанные с клиентом договоры поставки. Прошу принять меры, поскольку на неоднократные просьбы и запросы по электронной почте сотрудники не реагируют, оригиналы документов так и не были предоставлены.
11.02.2019г. Кириллова Кириллова А.Н.
Служебная записка может составляться на бланке организации. При этом не обязательно начинать текст с фразы «довожу до Вашего сведения». Можно сразу начинать описывать ситуацию.
Образец №2
Пример, лист А4
Общество с ограниченной ответственностью «Факт»
г. Москва, ул. Расплетина, д.1, офис 105, ИНН 7111111111, КПП 11111111,
т.8(495) ххх-хх-хх, e-mail: mail@хххх.ru
Директору по продажам
Илюхину С.М.
от менеджера по продажам
Андреева И.М.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Вчера, 15.05.2019г., тренинг по продажам для сотрудников компании «Плюс» вместо 10.00 был начат в 11.30 по причине неподготовленности техники: в переговорной комнате не был установлен проектор, не был подключен ноутбук с презентацией нашей компании. После моего обращения в техническую службу необходимые действия специалистом Алексеевым А.П. не были выполнены, поскольку он посчитал, что это не входит в его обязанности. Проблему решили самостоятельно.
Прошу Вас разобраться в ситуации, поскольку завтра должен быть проведен следующий тренинг для сотрудников компании «Штат».
15.05.2019г. Андреев Андреев И.М.
Что такое служебная записка?
Служебная записка, образец «довожу до вашего сведения… » — один из самых распространенных форматов для оформления документа. Как правило, используется, если необходимо довести информацию о каких-либо нарушениях или невыполнении определенных действий другими сотрудниками.
Для составления служебной записки нужны определенные основания – события, которые и являются поводом для информирования сотрудников или руководства организации о произошедшем. Но не всегда служебка информирует только о происшествии. Она может составляться для того, чтобы добиться решения обычного рабочего вопроса, который по каким-либо причинам не решается, или, например, если необходимо получить визу руководителя, чтобы выполнить определенные действия.
В соответствии с выполняемой функцией, служебная записка может быть аналитической или информационной, докладной или объяснительной.
В каких случаях используется докладная записка?
Документ составляется, если необходимо довести до сведения сотрудников информацию о событии, которое уже произошло или может наступить в ближайшем будущем.
Например, она может быть составлена, чтобы решить вопрос:
- по замене технике, которая вышла из строя или требует ремонта;
- оформления доступа для персонала обслуживающей организации;
- организации переезда;
- изменения ситуации с выполнением каким-либо сотрудником или подразделением своих обязанностей;
- о премировании сотрудников.
В записке должна описываться не только сама ситуация, но и пути ее решения.
Если же необходимо разобраться в вопросе, который может решить только руководитель, то в этом случае составляется докладная записка, в которой подробно описывается вся ситуация или проблема, предельно конкретно и по существу. Руководитель должен после изучения текста докладной получить полноценное представление о ситуации, которое позволит ему сформировать собственную позицию по отношению к событию или принять конкретное управленческое решение.
Поскольку формат служебной записки не регламентирован, то каждая организация либо определяет свой вариант и закрепляет его во внутренней регламентирующей документации по документообороту, либо записки составляются сотрудниками в свободной форме.
Как правило, в структуру документа входят следующие обязательные поля:
- должность сотрудника, которому адресуется документ, его ФИО;
- должность и ФИО сотрудника, составившего документ;
- название документа;
- основная часть, содержащая описание ситуации и предложения по ее разрешению;
- дата составления;
- подпись сотрудника.
После того как записка составлена, ее необходимо зарегистрировать в журнале входящей документации и поставить данные о регистрации на бланке.